Контроль неконтрольованих

Під контролем підлеглих прийнято розуміти процес, що дозволяє порівнювати поточний стан виконуваної підлеглим завдання із запланованим. У цій статті ми розглянемо, як професійна реалізація функції контролю може допомогти менеджерам отримати заплановані та передбачувані результати.

Навіщо слід контролювати співробітників?

При якісній реалізації менеджером функції контролю у виграші виявляється як власне керівник, так і його підлеглі, оскільки контроль дозволяє…

Більш якісно координувати досягнення результату. Контроль дозволяє розуміти, досягнуті чи ні встановлені раніше результати, і які шанси, що їх буде досягнуто в заявлені терміни. Систематично контролюючи процес досягнення результатів, менеджер отримує впевненість у тому, що все йде за наміченим планом, а співробітники – підтвердження, що їхня діяльність збігається з вимогами керівника.
Відстежувати динаміку виконання поставленої мети. Часто менеджери переоцінюють можливості співробітників працювати із заданою інтенсивністю. Причини можуть бути різні — іноді не було до кінця враховано взаємозв’язок з іншими завданнями, іноді самі співробітники «геройствуют» і беруть на себе велике навантаження. Контролюючи динаміку досягнення результату, менеджер має можливість своєчасно відкоригувати поведінку підлеглого або поставити більш реалістичне завдання
Обмінюватися ідеями підвищення ефективності роботи. Очевидно, що керівник не завжди найкраще розуміє, як ефективніше вирішувати ті чи інші робочі завдання. Спілкуючись із підлеглими виключно мовою директив, менеджери часто втрачають цінне джерело ідей. У результаті робота виконується не з тим рівнем якості як могла б, або окремі співробітники вносять у процес неконтрольовані ініціативи. Однак, якщо процес контролю є виваженим колегіальним спілкуванням начальника з підлеглим, керівник може отримати набір ідей від співробітників, деякі з яких можуть поліпшити процеси. Співробітники можуть отримати можливість реалізувати свій потенціал
Вибрати правильний час для встановлення нових завдань. У бізнесі практично ніколи не буває так, що ситуація вирішення конкретних завдань статична, і співробітник має можливість приступати до вирішення нових завдань лише після того, як повністю завершено розпочаті. Процес контролю допомагає менеджеру раціонально керувати новими викликами для співробітників, розподіляти навантаження так, щоб уникнути авралу або періодів вимушеної бездіяльності у підлеглого
Впливати на мотивацію та розвиток співробітників. У ході контролю керівник оцінює дії співробітника. Очевидно, що сам факт оцінки (інше питання, чи позитивна вона чи швидше негативна) — потужний засіб впливу на мотивацію співробітників. Оцінка під час контролю допомагає підлеглому зрозуміти, що його дії цінуються керівником чи побачити, які мінуси необхідно усунути. Крім того, така оцінка дозволяє співробітнику визначити напрямок пріоритетного розвитку своїх професійних якостей.

Яким може бути контроль підлеглих

Для того щоб процес контролю підлеглих комплексно охоплював всю діяльність співробітників, але при цьому не мав характеру «стояння над душею», доцільно комбінувати види та інструменти контролю. Ми переконані, що у різних ситуаціях та з співробітниками різної кваліфікації необхідно використовувати різні види контролю. Очевидно, що спроби щодня контролювати досвідченого виконавця позначаться лише на його мотивації. У зв’язку з цим, виходячи з нашої практики роботи з керівниками, ми виділяємо чотири основні види контролю:

Попередній контроль. Якщо ваш підлеглий – новачок, або завдання досить складне, що вимагає особливого підходу і має на увазі велику міру невизначеності, необхідний попередній контроль. Це означає, що керівник контролює стан виконання мети у точці, коли завдання виконано на 25-40%. Іноді, особливо у випадку з малодосвідченим співробітником або складним завданням, є сенс додати ще одну точку контролю, коли виконано 10-20% завдання, щоб переконатися, що виконання завдання рухається в потрібному напрямку. На наш погляд, не варто зловживати попереднім контролем у випадках, коли завдання типове або якщо ви маєте справу з досвідченим співробітником
Поетапний контроль. Якщо ви на етапі навчання молодого співробітника, і навіть під час завдань наставництва, доцільно застосовувати поетапний контроль. Це означає, що керівник перед постановкою мети має розбити завдання на низку логічних етапів, наприклад, перший етап — збір інформації про проблему, етап другий — аналіз зовнішніх факторів, етап третій — складання пропозиції щодо вирішення проблеми. Контроль повинен здійснюватися тоді, коли підлеглий завершує той чи інший етап. На наш погляд, даний вид контролю підходить для великих, довготривалих завдань, які можна розбити на етапи, але також застосовується для співробітників, які орієнтовані на процес, неуважні, вимагають частої підтримки керівника. Ще поетапний контроль може бути корисним щодо досвідчених співробітників, які схильні до зайвої самовпевненості навіть тоді, коли стикаються з нетиповими завданнями. Зверніть увагу, що поетапний контроль не має нічого спільного з наглядом. Менеджер повинен виділити ключові етапи розв’язання задачі та контролювати наявність результатів тільки в цих точках.
Завершальний контроль. Ваш підлеглий має якісний досвід, він кваліфікований, ініціативний, відповідальний, чітко розуміє завдання – тоді буде доречний заключний контроль. Насправді це означає, що керівник перевіряє готову роботу, взагалі не втручаючись у процес виконання. Важливо розуміти, що цей вид контролю має свої потенційні ризики: у разі неправильного розуміння мети підлеглим часу на корекцію може не залишитися
Вибірковий контроль. Якщо ви сумніваєтеся в успішності виконавця доручення або необхідно перевірити дотримання стандартів та технологій, можливо, доцільно використати ситуативний контроль. У його рамках керівник здійснює не завжди очікуваний виконавцем контроль у довільний момент часу. Цей вид контролю зручний для керівника, оскільки саме він вибирає час і може перевірити непідготовлений результат. Водночас такий формат роботи сильно демотивує співробітників, створює атмосферу недовіри, породжує стрес.

Практичні рекомендації

Декілька рекомендацій щодо контролю підлеглих:

Не обмежуйте контроль за інцидентами. Контроль це не прикра необхідність, яка відриває керівника від улюбленої роботи, а одна з основних функцій менеджера, за які йому платять гроші. Контроль не повинен включатися тільки тоді, коли щось йде не так чи тоді, коли менеджер має на цей час — це органічна частина діяльності управлінця
Не займайтеся тотальним стеженням за своїми співробітниками. Не варто думати, що кількість часу витрачена на контроль якось допоможе підвищити його ефективність. Справа не в тому, щоб створити у підлеглого відчуття тотального стеження, а в тому, щоб контролювати отримання значних результатів і своєчасно робити коригувальні дії, якщо щось йде не так. Тотальний контроль, по суті, перетворює менеджера на виконавця, а у співробітника відбиває будь-яке бажання самостійно докладати зусиль для вирішення завдання
Пам’ятайте, що прихований контроль дратує та демотивує. Мета контролю – допомога підлеглим у досягненні результату. Контроль не має нічого спільного з партизанською засідкою. Контроль це прозорий та передбачуваний для співробітників процес. Накидаючись на співробітника, який припустився помилки, що називається, «з-за кутка», менеджер тільки збільшує її вартість
Імітація контролю – марна. Контроль не формальний процес і тільки присутність керівника не допоможе змінити ситуацію
Обговорюйте результати контролю з підлеглим. Сам собою контроль нічого не дає і не змінює. Поліпшують якість результатів коригувальні дії, вироблені керівником спільно з підлеглими. Діліться висновками і давайте об’єктивні оцінки підлеглим і тоді ваша команда не робитиме одні й ті самі помилки знову
Керуйте вашими емоціями. Контроль, як і будь-який інший управлінський вплив, не повинен нести емоційного негативу. Якщо ви зараз не здатні керувати своїми емоціями — відкладіть процес контролю. Крики, жорсткий погляд та інші «емоційні спецефекти» від недостатньо якісного виконаного співробітником завдання нічого не додадуть до ефективності його роботи, а забрати можуть багато чого

Завершуючи цю статтю, хочеться відзначити, що результати, які нам демонструють наші співробітники, є логічним наслідком наших управлінських зусиль у процесі вирішення конкретного завдання. Подобається нам це чи ні, але саме ми як менеджери багато в чому визначаємо якість цих результатів. А тому у разі незадоволеності дійсністю не варто відразу ж починати шукати винних серед підлеглих. Набагато ефективніше проаналізувати свої дії, починаючи з постановки завдання. Швидше за все, раціонально мислячий керівник знайде помилку саме у своїх діях, а тому процес контролю підлеглих є одним із найпотужніших засобів оцінки професіоналізму самого керівника.