Як керівнику адаптувати нових співробітників

Традиційно, за адаптацію новачків у компанії відповідає HR-менеджер та безпосередній керівник. У багатьох компаніях існують спеціальні вступні програми на кшталт «Ласкаво просимо до нашої компанії», стандарти на внутрішньому сайті, програми підтримки нового співробітника колегою-buddy тощо. Ці та подібні заходи, які проводить чи організовує HR-менеджер для всіх нових співробітників, дозволяють інформувати новачка про «правила гри», сприяти його знайомству з колегами, підвищити лояльність до компанії.

У свою чергу роль керівника в процесі адаптації нового співробітника залежить від відповідей на наступні питання:

Наскільки компетентним є новий співробітник?
Із завданнями якої складності він зможе впоратися?
Як правильно вибудувати взаємодію з цим співробітником?
Скільки персональної уваги керівника йому справді необхідно?
Які вимоги пред’явити для його роботи?
Що можна очікувати від цього працівника?
Якої якості підтримка чи навчання йому може знадобитися?

Якщо менеджер не дає собі зобов’язання відповісти на ці питання або помиляється у відповіді на одне з них, можуть мати різні крайнощі. Наприклад, керівник може самоусунутись та доручити нового співробітника, який очолить стратегічно важливий напрямок у функції, його колегам: доручити розповісти щось про компанію, показати якісь презентації. Керівник може, не занурюючи в нюанси роботи, відразу доручати виконання відповідальних і складних доручень асистенту, що тільки що закінчив ВНЗ, або навпаки, опікуватися надмірним контролем сильного і зрілого фахівця. Ми зустрічали керівників топ-рівня, які приділяли велику особисту та персональну участь в адаптації фахівця, який займав асистентську позицію та чекав від них буквального «прориву» після першого місяця роботи.

Сценарії адаптації

Як наслідок, не всім новим співробітникам вдається надати очікуваний результат і тим більше розкрити свій потенціал. У зв’язку з цим ми хотіли б запропонувати лінійним керівникам вісім різних сценаріїв адаптації, спираючись на які менеджери зможуть конфігурувати адаптаційні заходи для нового співробітника в залежності від його компетентності, значущості та важливості його посади та аспектів.

Розглянемо кожен сценарій, його переваги та недоліки.

“Собаковод-інструктор”. Характерною особливістю цього сценарію є те, що новий співробітник доручається турботам людини, відповідальної за роботу з кадрами або свого першого керівника. Новачку коротко пояснюють принципи роботи компанії, знайомлять зі співробітниками, показують робоче місце і пояснюють, що він має робити. Вся робота співробітника ґрунтується на постійних вказівках «зверху», без надання співробітнику роз’яснень, не цікавлячись його ставленням до неї. Очевидна перевага цього сценарію в тому, що з перших днів компанія починає отримувати віддачу від роботи співробітника. З іншого боку, потенційним вузьким місцем може стати те, що співробітник виконує роботу, часто не знаючи її мети, не отримує можливості навчатися і розвиватися. Крім цього, свідомих та самостійних співробітників такий підхід до роботи демотивує
“Медовий місяць“. У рамках цього сценарію керівник спочатку намагається уникати директивних вказівок та негативної реакції з метою створити сприятливе перше враження співробітника компанії. Новачка привітно приймають, знайомлять з офісом, у тому числі і з керівниками вищої ланки, часто в пафосному тоні та святковій атмосфері. Як тільки новий співробітник включається в роботу, виявляється, що насправді робота відрізняється від тієї, якою він уявляв її протягом перших днів у новій організації. Даний сценарій приносить дивіденди у вигляді піднесеного настрою співробітника у перші дні на роботі та потужного фундаменту для лояльності до організації. Потенційний ризик полягає в тому, що співробітник може сильно розчаруватися у роботі та колегах.
“Природний відбір”. Нового співробітника відразу ж навантажують повним обсягом роботи за принципом «або втопиться, або випливе», посилаючись на попередній досвід. На навчання новачка не виділяється часу — вважається, що одного разу сказаного має бути достатньо. Очевидними є переваги подібного сценарію — новачок отримує свободу дій. Разом з тим, недостатньо самостійних та досвідчених співробітників такий підхід може злякати
“Лабіринт Мінотавра”. Цей сценарій полягає в тому, що керівник ставить завдання за принципом «іди туди, не знаю куди, принеси те, не знаю що», нечітко визначаючи обов’язки та очікування нового співробітника. Керівник не підкреслює, які цілі з багатьох обов’язків є для нового підлеглого найважливішими, а також не вказує на напрямки, на яких від підлеглого очікується максимальний результат. Недоліком цього сценарію є те, що новачкам важко розставити пріоритети у завданнях та сконцентруватися на головному. Разом з тим, співробітник отримує свободу для дій і поле для творчості і прояву себе
“Місія нездійсненна”. Керівник переоцінює можливості нового співробітника та ставить йому завдання чи терміни, які насправді є нереалістичними. В управлінській практиці такий прийом дозволяє побачити справжній потенціал співробітника, всі його приховані та явні здібності, вміння діяти в жорстких умовах і саме в цьому гідність цього сценарію. До недоліків можна віднести ризики, пов’язані з тим, що співробітник може не виконати поставлену мету, «втратити особу» та звинуватити керівника та компанію в неадекватному менеджменті
«Мовчазний привид». Даний сценарій дозволяє новим співробітникам спочатку протягом усього робочого часу переміщатися по організації та спостерігати за тим, як працює кожен підрозділ або відділ і який внесок ці структури вносять у спільну справу. Після того, як новачок покаже, що отримав знання, які дозволять йому виконувати свою роботу, він приступає до виконання своїх обов’язків. Такі програми супроводжуються навчанням, на яких новачкові надаються загальні відомості про політику та цінності компанії. Очевидна перевага даного сценарію в тому, що у новачка формується цілісне уявлення про компанію та свою роль у ній. Як недолік можна виділити те, що в цей період новачок працює непродуктивно і не приносить прибутку компанії
«У разі пожежі — дзвоніть…». Керівник припускає, що новий співробітник не потребує детальних роз’яснень, оскільки, якщо зіткнеться з труднощами, завжди може звернутися до нього за порадою. Як наслідок, співробітники набувають свободи дій, їм також надається можливість проявити самостійність. Але разом з тим, можливі такі недоліки: у новачка може виникнути враження, що про нього не дбають, у нього будуть питання, які він не поставить (можливі ситуації, що новий співробітник навіть не зрозуміє, що потребує допомоги), як наслідок, зросте ризик появи помилок у роботі
«Підмайстер». У рамках цього сценарію нового співробітника опікуються його досвідчені колеги, які поступово навчають його професійним прийомам, у сфері яких є експертами. Даний сценарій дозволяє новачкові не тільки набути навичок, а й розвинути в собі старанність і лояльність. Крім цього, між новачком та наставниками встановлюються продуктивні робочі взаємини. Керівнику важливо розуміти, що результати такої роботи можуть зійти нанівець, якщо наставник зіпсує свою репутацію в очах новачка або недобросовісно виконуватиме свої обов’язки.

Можливості застосування сценаріїв

Кожен сценарій може дати необхідний результат мотивованого співробітника, що виконує поставлені завдання. У яких ситуаціях доцільно використати той чи інший сценарій?

«Собаковод-інструктор» можна застосовувати, якщо робота, якою займатиметься новий співробітник, проста чи добре описана в стандартах та посадовій інструкції, і йдеться переважно про асистентську позицію. Остерігайтеся застосовувати цей сценарій до більш-менш досвідчених фахівців: компетентних професіоналів дратують прямі вказівки та відсутність можливості вести діалог з керівником
«Медовий місяць» має сенс використовувати в ситуаціях додаткового «продажу» компанії, коли кандидат особливо цінний, наприклад, своїми зв’язками чи досвідом роботи. Досвід показує, що нерідко багато «зіркових» співробітників, прийнявши запрошення про співпрацю з однією компанією, продовжують деякий час розглядати інші варіанти. Як правило, у таких ситуаціях даний сценарій дозволяє відразу концентровано показати всі можливі переваги роботи у даній організації та вплинути на рішення співробітника. І звичайно, використовувати цей сценарій для всіх без винятку співробітників більш ніж не раціонально через великі витрати
«Природний відбір» не доцільно використовувати з співробітниками або співробітниками, які не мають бізнес-досвіду, ніколи не працюють на колишніх місцях роботи з даними завданнями. У свою чергу, це більш ніж підходящий спосіб ввести на посаду вже досвідченого фахівця, який добре орієнтується в основах своєї професії, має тривалий стаж.
“Лабіринт Мінотавра” підійде у двох ситуаціях. По-перше, якщо йдеться про адаптацію сильного професіонала топ-рівня, що відбувся. По-друге, якщо співробітнику у межах його обов’язків буде необхідно орієнтуватися у ситуаціях невизначеності. В інших ситуаціях (пересічні співробітники для звичайної та передбачуваної роботи) використання даного сценарію здатне виступити сильним демотиватором
“Місія нездійсненна” доцільно використовувати, якщо новий співробітник досить амбітний, претендує на високий статус, заявляє про свої великі здібності або “продає” себе дуже дорого. У цьому випадку цей сценарій дозволить зрозуміти, наскільки самопрезентація новачка відповідає дійсності. Ще одна можлива ситуація, в якій може йтися про подібний сценарій — адаптація керівника топ-рівня. Ми не рекомендуємо використовувати цей вид сценарію для співробітників, комфорт та безпека для яких є значущими з погляду мотивації
«Мовчазний привид» може бути використаний у ситуаціях введення в компанію нового керівника або необхідності вирішення будь-яких складних і комплексних завдань, що потребують «свіжого» та системного погляду на ситуацію. Очевидно, що використання даного сценарію для адаптації асистентів та пересічних фахівців надмірно
«У разі пожежі — дзвоніть…» можна використовувати, якщо співробітнику добре знайома його робота, він виконував її раніше, більших відмінностей між стандартами її виконання на його попередньому місці та в цій компанії немає. Ми не рекомендуємо використовувати цей сценарій з фахівцями, які не мають бізнес-досвіду, нещодавно закінчили ВНЗ, а також в інших ситуаціях, де важливим є виконання певних стандартів
«Підмайстер». Подібний сценарій може бути затребуваний у sales при адаптації торгових представників, а також більшості офісних співробітників, чия робота досить регламентована стандартами компанії і не є складною. Спеціалістам, керівникам, «зіркам», що відбулися, даний підхід може здатися надто повільним, крім того, співробітники такого роду воліють працювати безпосередньо з керівником і відсутність контакту з ним може демотивувати їх

Ми переконані, що використання запропонованих сценаріїв дозволить керівникам не тільки підвищити ефективність процесу адаптації, але також, по завершенню адаптаційного терміну, чіткіше зрозуміти, наскільки новий співробітник підходить для виконання завдань, що стоять перед ним.