Обучение на рабочем месте

В «Крафт Фудз Украина» всегда считалось, что лучшее обучение происходит не с помощью тренингов, а во время выполнения новых функциональных обязанностей и обучения на рабочем месте. Но если аудиторное обучение и его механизм был хорошо знаком менеджерам компании, то относительно обучения на рабочем месте всегда существовали вопросы: как именно нужно обучать? Кто должен обучать? Каким может быть это обучение?

Обучение в «Крафт Фудз Украина» включает в себя несколько составляющих: развитие и обучение на рабочем месте, саморазвитие и самообучение, коучинг, обратную связь, центр оценки и развития, аудиторные тренинги. После встреч с нашими консультантами, с целью повышения эффективности обучающих процессов в компании мы решили сделать обучение на рабочем месте максимально действенным и практичным инструментом, оправдывающим свое название.

«Обучение на рабочем месте – достаточно распространенный инструмент работы с персоналом, – комментирует Виктория Журавлева, – который используется многими компаниями. В нашей практике было несколько проектов, связанных с внедрением системы обучения на рабочем месте и, консультируя HR-функцию «Крафт Фудз Украина» относительно особенностей данного инструмента, первое, на чем мы сделали акцент – это показали все многообразие его возможных форм и проявлений с целью найти best practice. В разных организациях под «обучением на рабочем месте» понимаются разные активности. В одной компании это программа наставничества, в рамках которой в ходе регулярных встреч более опытные руководители предоставляют поддержку начинающим менеджерам. В другой – периодические встречи новичка со своим руководителем. В третьей – коучинг по вопросам персонального развития сотрудника, который осуществляют внутренние тренеры и линейные руководители. В четвертой – форма посттренинговой поддержки, используя которую, линейный руководитель помогает своему подчиненному, посетившему тот или иной тренинг, «встроить» полученные знания в свою работу. В пятой – различные проекты и инициативы, способствующие, в первую очередь, карьерному продвижению сотрудника или процедуры, позволяющие приобрести разнообразный опыт работы в организации. В подавляющем большинстве данная разница обусловлена различным пониманием того, что является «обучением на рабочем месте». В силу того, что в «Крафт Фудз Украина» эти понятия четко очерчены, мы смогли выбрать из всего многообразия мировых и украинских best practice то, что будет давать максимальный результат».

Каким же быть обучению на рабочем месте в «Крафт Фудз Украина»? После рассмотрения различных вариантов, мы решили, что это должен быть инструмент, позволяющий сотруднику получать необходимые знания и навыки непосредственно в ходе выполнения своих профессиональных обязанностей с целью повышения собственной эффективности, и, как следствие, повышения эффективности всей организации.

Каждой компетенции – свой инструмент развития

Мы также решили, что каждое направление обучения (аудиторное обучение, самообучение и обучение на рабочем месте) должно позволять реализовывать различные цели, связанные с улучшением тех или иных компетенций «Крафт Фудз Украина». Мы дифференцировали компетенции по инструментам развития. Для этого мы выбрали компетенции, во-первых, которые могут развиваться только с помощью аудиторного обучения, во-вторых, которые целесообразно развивать с помощью самообучения и, в-третьих, те, которые можно развить с помощью обучения на рабочем месте. Как мы это сделали? Внимательно анализируя каждую компетенцию и задавая себе вопрос «какими способами это качество можно развивать?». Мы обнаружили, что некоторые компетенции намного проще проработать в рамках самостоятельного развития, некоторые компетенции требуют исключительной работы над ними в тренинге (например, развитие компетенций, связанных с взаимодействием и сотрудничеством), а некоторые вообще не имеют сильного влияния на результаты бизнеса, в связи с чем специально развивать их нецелесообразно. Проделанная сотрудниками HR-функции работа позволила нам оптимизировать распределение обучающих ресурсов, поскольку аудиторное обучение является наиболее дорогостоящим, требующим хорошее освещение и соответственно качественные шторы на окна. Предлагая организации для развития определенных компетенций не тренинг, а обучение на рабочем месте, мы смогли существенно повысить нашу эффективность. Вместе с тем, мы постарались придерживаться подхода blended learning и остаться в рамках интеграции инструментов обучения для достижения максимального эффекта. Мы хорошо понимаем, что для развития определенных компетенций недостаточно использовать только один инструмент (тренинг или только обучение на рабочем месте).

Внутри и вне собственной функции

Компания «Крафт Фудз Украина» включает в себя множество функций и подразделений. В нашей компании также очень распространена практика кроссфункциональных проектов, над которыми работают специалисты и менеджеры из разных отделов, офисов, городов и стран. Мы закономерно решили предложить нашим сотрудникам две возможности для обучения на рабочем месте:

В рамках собственной функции – когда сотрудник получает необходимый опыт в рамках выполнения своих функциональных задач в собственном подразделении. Такой вариант предусматривался нами для тех ситуаций, когда у сотрудника не очень много опыта и знаний, когда сотрудник недавно работает в компании, в силу чего не всегда хорошо ориентируется в корпоративной культуре, демонстрирует недостаточно хорошо выраженные навыки ассертивного поведения. Мы также планировали использовать данный способ обучения на рабочем месте для тех сотрудников, чей карьерный план в ближайшее время не допускает возможности продвижения или ротации
В межфункциональной работе – когда сотрудник получает опыт в ходе осуществления межфункционального проекта или задачи. Мы решили предлагать данный вариант обучения на рабочем месте, когда сотрудник компетентен и обладает пониманием, что может обогатить своими навыками и знаниями коллег из другой функции, когда сотрудник хорошо знает «правила игры» в компании, конкретной функции и конкретного руководителя и если сам характер межфункциональной работы или проекта допускает возможность участия сотрудника, который в ходе работы будет обучаться

Инструменты обучения на рабочем месте

Опираясь на рекомендации наших консультантов и наш собственный опыт, мы выделили восемь инструментов обучения на рабочем месте и презентовали их менеджерам компании перед традиционной оценкой персонала, чтобы руководители могли немедленно начать использовать новшество:

Наблюдение за деятельностью других – подразумевает наблюдение, фиксацию и дальнейший анализ действий, которые предпринимают более опытные коллеги или руководитель для решения определенных задач
Обсуждения – дискуссии, направленные на прояснение позиции коллег или руководителя относительно определенных вопросов
Обмен опытом – процедура, включающая в себя обмен определенными знаниями, навыками или практическим опытом решения различных задач
Работа в проектных командах – участие сотрудника в проектной деятельности, в ходе которой он может получить новый ценный опыт или закрепить уже приобретенные навыки
Усовершенствование процессов – деятельность сотрудника, направленная на изучение, диагностику, предложение возможных способов оптимизации определенного бизнес-процесса компании
Новые должностные обязанности – расширение зоны ответственности сотрудника и предоставление ему возможности отвечать за достижение новых целей и результатов или выполнять более сложные задачи в рамках своей функции
Горизонтальные перемещения – ротация сотрудника на другую позицию, подразумевающий полную или частичную смену должностных обязанностей, в том числе в другую страну
Вертикальные перемещения – карьерное повышение сотрудника и предоставление ему возможности координировать деятельность других сотрудников

Мы также разработали и предложили руководителям действительно простую и понятную процедуру реализации обучения на рабочем месте, опираясь на которую, они могли работать со своими людьми:

Во время оценки, руководитель формализует ожидания от подчиненного, обозначая цели от обучения и фиксирует данные цели
Руководитель выбирает задачи или проекты, позволяющие развить определенные требуемые компетенции
Если для развития определенной компетенции необходимо обучение на рабочем месте, руководитель выбирает возможный проект или конкретный инструмент
Руководитель договаривается с подчиненным относительно того, как именно он будет развивать данные компетенции и…

Кто будет помогать подчиненному: он будет обучаться сам, при помощи коллеги или будет обращаться к своему руководителю
Как будет фиксироваться изменения и инсайты в ходе обучения: при помощи обратной связи, дневника наблюдений, устного или письменного отчета, рефлексии
Как будет осуществляться оценка: на основании улучшения какого-то показателя, отзывов коллег или подчиненных
Когда будет осуществляться оценка: через определенное время (например, месяц, два) или по факту завершения проекта

Сотрудники HR-функции также подготовили специальную коммуникацию, в которой очень подробно рассказали о возможностях данного инструмента, привели примеры его использования, составили FAQ по наиболее ожидаемым вопросам. Данная коммуникация постоянно обновлялась – мы пополняли ее удачными примерами и подсказывали менеджерам международные и кроссфункциональные проекты, в которых можно принять участие в обучающих целях. В иллюстрациях к данной статье вы видите несколько фрагментов данной коммуникации.

Наши достижения

Каких результатов мы достигли за все это время? Их было несколько.

Во-первых, прежде всего, мы усилили нашу внутреннюю культуру сотрудничества и поддержки. Использование инструментов обучения на рабочем месте тесно связано с необходимостью совместной работы нескольких сотрудников, нередко работающих в разных функциях, что в нашем случае способствовало усилению существующей корпоративной культуры взаимодействия.

Во-вторых, мы добились большей вовлеченности руководителей в процессы обучения и развития своих подчиненных. После оценки персонала все большее количество руководителей выбирало для развития определенных компетенций своих подчиненных именно обучение на рабочем месте. Руководители вовлекались с в процесс развития, ставили сотрудникам обучающие цели, отслеживали их выполнение и оценивали конечные результаты.

В-третьих, мы показали нашим людям, что они сами несут ответственность за свое профессиональное развитие. Большинство инструментов обучения на рабочем месте предусматривают необходимость активной позиции и готовности действовать самостоятельно для достижения обучающих целей. Одна из ключевых ценностей нашей компании звучит «действовать как собственники» и во многом, именно использование такого инструмента как обучение на рабочем месте, позволило многим сотрудникам занять активную предпринимательскую позицию, что нашло свое отражение в результатах бизнеса. Именно поэтому мы планируем и в дальнейшем использовать этот инструмент в своей практике.