Скачать Скачать   

Как адаптировать новых сотрудников

Юлия Оника, бизнес-тренер

, бизнес-тренер



Традиционно, за адаптацию новичков в компании отвечает HR-менеджер и непосредственный руководитель. Во многих компаниях существуют специальные вводные программы в духе «Добро пожаловать в нашу компанию», стандарты на внутреннем сайте, программы поддержки нового сотрудника коллегой-buddy и т.д. Эти и подобные мероприятия, которые проводит или организовывает HR-менеджер для всех новых сотрудников, позволяют информировать новичка о «правилах игры», способствовать его знакомству с коллегами, повысить лояльность к компании.

В свою очередь, роль руководителя в процессе адаптации нового сотрудника зависит от ответов на следующие вопросы:

  • Насколько компетентен новый сотрудник?
  • С задачами какой сложности он сможет справиться?
  • Как правильно выстроить взаимодействие с этим сотрудником?
  • Сколько персонального внимания руководителя ему действительно необходимо?
  • Какие требования предъявить к его работе?
  • Что можно ожидать от этого сотрудника?
  • Какого качества поддержка или обучение ему может потребоваться?

Если менеджер не дает себе труд ответить на эти вопросы или ошибается в ответе на один из них, могут иметь место различные крайности. Например, руководитель может самоустраниться и поручить нового сотрудника, который возглавит стратегически важное направление в функции, его коллегам: поручить рассказать что-то о компании, показать какие-то презентации. Руководитель может, не погружая в нюансы работы, сразу поручать выполнение ответственных и сложных поручений только что закончившему ВУЗ ассистенту или наоборот, опекать избыточным контролем сильного и зрелого специалиста. Мы встречали руководителей топ-уровня, уделявших большое личное и персональное участие в адаптации специалиста, занимавшего ассистентскую позицию и ожидавших от них буквального «прорыва» после первого месяца работы.

Сценарии адаптации

Как следствие, не всем новым сотрудникам удается предоставить ожидаемый результат и тем более, раскрыть свой потенциал. В этой связи, мы бы хотели предложить линейным руководителям восемь различных сценариев адаптации, опираясь на которые, менеджеры смогут конфигурировать адаптационные мероприятия для нового сотрудника в зависимости от его компетентности, значимости и важности его должности и аспектов:

Сценарии адаптации персонала

Рассмотрим каждый сценарий, его преимущества и недостатки более детально.

  1. «Собаковод-инструктор». Характерной особенностью данного сценария является то, что новый сотрудник поручается заботам человека, ответственного за работу с кадрами или своего первого руководителя. Новичку кратко объясняют принципы работы компании, знакомят с сотрудниками, показывают рабочее место и объясняют, что он должен делать. Вся работа сотрудника основывается на постоянных указаниях «сверху», без предоставления сотруднику разъяснений, не интересуясь его отношением к ней. Очевидное преимущество данного сценария в том, что с первых же дней компания начинает получать отдачу от работы сотрудника. С другой стороны, потенциальным узким местом может стать то, что сотрудник выполняет работу, часто не зная ее цели, он не получает возможности обучаться и развиваться. Кроме этого, сознательных и самостоятельных сотрудников такой подход к работе демотивирует
  2. «Медовый месяц». В рамках данного сценария руководитель вначале старается избегать директивных указаний и негативной реакции с целью создать благоприятное первое впечатление сотрудника о компании. Новичка радушно принимают, знакомят с офисом, в том числе и с руководителями высшего звена, часто в пафосном тоне и праздничной атмосфере. Как только новый сотрудник включается в работу, оказывается, что в реальности работа отличается от той, какой он представлял ее себе в течение первых дней в новой организации. Данный сценарий приносит дивиденды в виде приподнятого настроения сотрудника в первые дни на работе и мощного фундамента для лояльности к организации. Потенциальный риск заключается в том, что сотрудник может сильно разочароваться в работе и в коллегах
  3. «Естественный отбор». Нового сотрудника сразу же нагружают полным объемом работы по принципу «либо утонет, либо выплывет», ссылаясь на его предыдущий опыт. На обучение новичка не выделяется времени — считается, что сказанного один раз должно быть достаточно. Очевидны преимущества подобного сценария — новичок получает свободу действий. Вместе с тем, недостаточно самостоятельных и опытных сотрудников такой подход может испугать
  4. «Лабиринт Минотавра». Данный сценарий заключается в том, что руководитель ставит задачи по принципу «иди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что», нечетко определяя обязанности и ожидания от нового сотрудника. Руководитель не подчеркивает, какие цели из множества обязанностей являются для нового подчиненного самыми важными, а также не указывает на направления, на которых от подчиненного ожидается максимальный результат. Недостатком данного сценария является то, что новичкам трудно расставить приоритеты в заданиях и сконцентрироваться на главном. Вместе с тем, сотрудник получает свободу для действий и поле для творчества и может проявить себя
  5. «Миссия невыполнима». Руководитель переоценивает возможности нового сотрудника и ставит ему задачи или сроки, которые на самом деле являются нереалистичными. В управленческой практике такой прием позволяет увидеть настоящий потенциал сотрудника, все его скрытые и явные способности, умение действовать в жестких условиях и именно в этом достоинство данного сценария. К недостаткам можно отнести риски, связанные с тем, что сотрудник может не выполнить поставленные цели, «потерять лицо» и обвинить руководителя и компанию в неадекватном менеджменте
  6. «Молчаливое привидение». Данный сценарий позволяет новым сотрудникам первое время на протяжении всего рабочего времени перемещаться по организации и наблюдать за тем, как работает каждое подразделение или отдел и какой вклад эти структуры вносят в общее дело. После того, как новичок покажет, что получил знания, которые позволят ему выполнять свою работу, он приступает к выполнению собственных обязанностей. Такие программы сопровождаются обучением, на которых новичку предоставляются общие сведения о политике и ценностях компании. Очевидное преимущество данного сценария в том, что у новичка формируется целостное представление о компании и о своей роли в ней. В качестве недостатка можно выделить то, что в этот период новичок работает непродуктивно и не приносит прибыли компании
  7. «В случае пожара — звоните…». Руководитель предполагает, что новый сотрудник не нуждается в детальных разъяснениях, так как если столкнется с трудностями, всегда может обратиться к нему за советом. Как следствие, сотрудники получают свободу действий, им также предоставляется возможность проявить самостоятельность. Но вместе с тем, возможны следующие недостатки: у новичка может возникнуть впечатление, что о нем не заботятся, у него будут вопросы, которые он не задаст (возможны ситуации, что новый сотрудник даже не поймет, что нуждается в помощи), как следствие, возрастет риск появления ошибок в работе
  8. «Подмастерье». В рамках данного сценария нового сотрудника опекают его опытные коллеги, которые постепенно обучают его профессиональным приемам, в области которых являются экспертами. Данный сценарий позволяет новичку не только приобрести навыки, но и развить в себе усердие и лояльность. Кроме этого, между новичком и наставниками устанавливаются продуктивные рабочие взаимоотношения. Руководителю важно понимать, что результаты такой работы могут сойти на нет, если наставник испортит свою репутацию в глазах новичка или будет недобросовестно выполнять свои обязанности

Возможности применения сценариев

Каждый сценарий может дать требуемый результат — мотивированного сотрудника, выполняющего поставленные задачи. В каких ситуациях целесообразно использовать тот или иной сценарий?

  1. «Собаковод-инструктор» можно применять, если работа, которой будет заниматься новый сотрудник, проста или хорошо описана в стандартах и должностной инструкции, и речь идет преимущественно об ассистентской позиции. Остерегайтесь применять этот сценарий по отношению к более-менее опытным специалистам: компетентных профессионалов раздражают прямые указания и отсутствие возможности вести диалог с руководителем
  2. «Медовый месяц» имеет смысл использовать в ситуациях дополнительной «продажи» компании, когда кандидат особенно ценен, например, своими связями или опытом работы. Опыт показывает, что нередко, многие «звездные» сотрудники, приняв приглашение о сотрудничестве с одной компанией, продолжают некоторое время рассматривать другие варианты. Как правило, в таких ситуациях данный сценарий позволяет сразу концентрировано показать все возможные преимущества работы в данной организации и повлиять на решение сотрудника. И конечно, использовать данный сценарий для всех без исключения сотрудников более чем не рационально в силу больших затрат
  3. «Естественный отбор» не целесообразно использовать с не имеющими бизнес-опыта сотрудниками или сотрудниками, никогда не работающими на прежних местах работы с данными задачами. В свою очередь, это более чем подходящий способ ввести в должность уже опытного специалиста, хорошо ориентирующегося в основах своей профессии, имеющего продолжительный стаж
  4. «Лабиринт Минотавра» подойдет в двух ситуациях. Во-первых, если речь идет об адаптации сильного и состоявшегося профессионала топ-уровня. Во-вторых, если сотруднику в рамках его обязанностей будет необходимо ориентироваться в ситуациях неопределенности. В других ситуациях (рядовые сотрудники для обычной и предсказуемой работы) использование данного сценария способно выступить сильным демотиватором
  5. «Миссия невыполнима» целесообразно использовать, если новый сотрудник достаточно амбициозен, претендует на высокий статус, заявляет о своих больших способностях или «продает» себя очень дорого. В этом случае данный сценарий позволит понять, насколько самопрезентация новичка соответствует действительности. Еще одна возможная ситуация, в которой речь может идти о подобном сценарии — адаптация руководителя топ-уровня. Мы не рекомендуем использовать этот сценарий для сотрудников, комфорт и безопасность для которых являются значимыми с точки зрения мотивации
  6. «Молчаливое привидение» может быть использовано в ситуациях ввода в компанию нового руководителя или необходимости решения каких-либо сложных и комплексных задач, требующих «свежего» и системного взгляда на ситуацию. Очевидно, что использование данного сценария для адаптации ассистентов и рядовых специалистов избыточно
  7. «В случае пожара — звоните…» можно использовать, если сотруднику хорошо знакома его работа, он выполнял ее ранее, больших отличий между стандартами ее выполнения на его предыдущем месте и в данной компании нет. Мы не рекомендуем использовать этот сценарий со специалистами, не имеющими бизнес-опыта, недавно закончившими ВУЗ, а также в других ситуациях, где значимо выполнение определенных стандартов
  8. «Подмастерье». Подобный сценарий может быть востребован в sales при адаптации торговых представителей, а также большинства офисных сотрудников, чья работа достаточно регламентирована стандартами компании и не представляет собой сложности. Состоявшимся специалистам, руководителям, «звездам» данный подход может показаться чересчур медленным, кроме того, сотрудники такого рода предпочитают работать напрямую с руководителем и отсутствие контакта с ним может демотивировать их

Мы убеждены, что использование предложенных сценариев позволит руководителям не только повысить эффективность процесса адаптации, но также, по завершению адаптационного срока, более четко понять, насколько новый сотрудник подходит для выполнения стоящих перед ним задач.